PRIVCACYBELEID VAN WATERSPORTVERENIGING HET BOVENWATER

1. Privacy en persoonsgegevens

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Watersportvereniging Het Bovenwater, Uilenweg 15,  8245 AB Lelystad, 0320-253397, KvK Lelystad nr. 4065084 (hierna te noemen ‘de vereniging’)  verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers of andere connecties.

Het privacybeleid is in overeenstemming met en gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 geldt

 

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: ofni.[antispam].@wvbovenwater.nl

Indien je lid wordt van de vereniging, (een donatie doet) of om een andere reden persoonsgegevens aan de vereniging verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.

 2. Welke gegevens verwerkt de vereniging en voor welk doel

In onderstaande register ‘persoonsgegevens’ kunt u terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u bijhouden, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.

 

Deze gegevens bewaren wij via het ledenadministratiesysteem van DISPI bv te ’s Hertogenbosch. Het zogenaamde e-captain. Met DISPI hebben wij een verwerkingsovereenkomst gesloten, waarin zaken als geheimhouding, beveiliging en verantwoording zijn opgenomen.

 

Als lid wordt u ook lid van het KNWV (Koninklijk Nederlands Watersport Verbond). Daarvoor gaan er ook gegevens van u naar het KNWV. Met het KNWV hoeft geen verwerkingsovereenkomst te worden afgesloten, omdat het Watersportverbond en de vereniging zich beide houden aan de geldende privacywetgeving en privacybeleid hebben opgesteld, dat ook in de praktijk wordt nageleefd.

3. Inzagerecht, verwijdering en klachten

U hebt het recht op inzage van uw gegevens die de vereninging vastlegt, op aanpassing en/of verwijdering van uw persoonsgegevens.

  •  Via de website bij het onderdeel voor leden kan je jouw persoonsgegevens inzien en/of wijzigen.
  • Wilt u uw gegevens verwijderen, dan kunt u via de ledenadministratie van de vereniging (reehebnedel.[antispam].@wvbovenwater.nl) een verzoek indienen om je gegevens te verwijderen.
  • Indien je klachten hebt over de wijze waarop de vereniging je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de secretaris: siraterces.[antispam].@wvbovenwater.nl.

 4. Geheimhouding en toestemmingsverklaring

Om er voor te zorgen dat met persoonsgegevens op grond van de AVG zorgvuldig wordt omgegaan, zorgen wij er voor dat actieve leden van de vereniging een geheimhoudingsverklaring tekenen.

Voor het verwerken van de benodigde gegevens van u verzoeken wij u daartoe via een toestemmingsverklaring toestemming te geven.

4.1 Geheimhouding

De vereniging gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen de vereniging. Daarom moeten zij  een geheimhoudingsverklaring tekenen. Het Model geheimhoudingsverklaring is opgenomen in Bijlage 1.

 Toestemmingsverklaring

Voor het goed functioneren van onze vereniging willen wij u graag (laten) informeren over de vereniging, sportactiviteiten en dergelijke. Ook willen we lesschema’s, wedstrijduitslagen en soms ook foto’s en filmpjes van u op onze website, apps,  social media, in clubmailings en/of lokale krant plaatsen. Daarom vraagt de vereniging uw toestemming via een Toestemmingsverklaring (zie bijlage 2) om uw gegevens hiervoor te gebruiken.

 Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en/of mailing bekend gemaakt.

 

Register ‘persoonsgegevens’

Doel

Welke persoonsgegevens

Grondslag

Bewaartermijn

Ontvangers

 

Uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

 

 

·   Voornaam

·   Achternaam

·   Adres

·   Geboortedatum

·   Telefoonnummer

·   E-mail adres

·   Geslacht

·   Lidnummer

·   Soort lid (bv. Gezins-,ere-,)

·   Bondlidmaatschapsnummer (KNWV)

·    

 

Uitvoering van de overeenkomst

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna,

Watersportverbond

naam, adres, woonplaats, geslacht en  geboortedatum

Administratie

 

 

·   Voornaam

·   Achternaam

·   Adres

·   Telefoonnummer

·   E-mail adres

·   Bankgegevens

·   Betaalgegevens

·   Bootnaam en/of –nummer en/of zeilnummer

·   Geboorteplaats

 

Uitvoering van de overeenkomst

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, Daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar

 

 

n.v.t.

Versturen van nieuws- of informatiemailings

 

 

·   E-mail adres

 

 

 

 

 

 

Uitvoering van de overeenkomst

gedurende de looptijd van de overeenkomst.

n.v.t.

Reüniedoeleinden

·   Voornaam

·   Achternaam

·   Adres

·   Telefoonnummer

·   E-mail adres

Uitvoering van de overeenkomst

25 jaar na beëindginging lidmaatschap .

n.v.t.

 


Bijlage 1. Model geheimhoudingsverklaring Watersportvereniging Het Bovenwater.

 

Watersportvereniging Het Bovenwater, Uilenweg 15, 8245 AB, Lelystad gaat zorgvuldig om met (persoons)gegevens en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen de vereniging. Daarom geldt voor hen een geheimhoudingsverklaring.

[NAAM] is als [VERIJWILLIGER/BESTUURSLID/COMMISSIELID] actief bij Watersportvereniging Het Bovenwater hierna te noemen: de verenging.

 

  1. dat ik geheimhouding in acht neemt over alle bijzonderheden die ik bij mijn inzet voor de vereniging over de vereniging, haar leden en andere relaties van de vereniging te weten ben gekomen. Het is mij verboden deze informatie op welke manier dan ook met derden direct of indirect te delen;
  2. dat het hierbij gaat om informatie waarvan ik het vertrouwelijke karakter ken of redelijkerwijs kan vermoeden. Dit geldt in elk geval, maar niet uitsluitend, voor (persoons)gegevens;
  3. dat deze geheimhoudingsplicht geldt zowel tijdens als na afloop van mijn inzet voor de vereniging;
  4. dat ik bij het einde van mijn actieve inzet voor de vereniging alle eigendommen, correspondentie, aantekeningen, tekeningen, (elektronische) informatiedragers en andere zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging inlever bij het bestuur van de vereniging. Ook alle (digitale) gegevens die betrekking hebben op de activiteiten van de vereniging draag ik op dat moment over aan het bestuur van de vereniging. Na overdracht verwijder ik deze gegevens definitief en niet –traceerbaar;
  5. dat bij overtreding van deze verklaring tijdens mijn inzet voor de vereniging de vereniging mijn inzet met onmiddellijke ingang mag beëindigen.

 

 

 

Naam: ……………………………………                                    Handtekening: ….……………………………………………

Datum: ….…………………………………                                                          



LET OP: Als ondergetekende op het moment van tekenen jonger is dan 16 jaar moet deze verklaring ook door een ouder of voogd ondertekent te worden.

  • < 16 jaar is Niet/Wel* van toepassing. *Doorhalen wat niet van toepassing is.

 

Naam ouder/voogd                  ….……………………………………………………………………………………………………………

 

Handtekening ouder/voogd      ….……………………………………………………………………………………………………………

 


Bijlage 2. Model Toestemmingsverklaring.

 

Voor het goed functioneren van onze vereniging willen wij u graag (laten) informeren over de vereniging, sportactiviteiten en dergelijke. Ook willen we lesschema’s, wedstrijduitslagen en soms ook foto’s en filmpjes van u op onze website, apps,  social media, in clubmailings en/of lokale krant plaatsen. Met dit formulier vragen wij u toestemming om ook uw gegevens hiervoor te gebruiken.

 

Met dit formulier geef ik ………………………………………………………………………………………… (hierna te noemen: ondergetekende) Watersportvereniging Het Bovenwater, Uilenweg 15, 8254 AB, Lelystad ( hierna te noemen: de vereniging) toestemming om gegevens over mij te verwerken.

 

Ik geef de vereniging toestemming voor de hieronder aangekruiste gegevensverwerkingen:

 

  • Publiceren van bijvoorbeeld foto’s en/of filmpjes van mij op onze website, apps, social media, en/of lokale krant of vertonen in het clubhuis.
  • Mij gedurende 25 jaar na beëindiging van mijn lidmaatschap te benaderen voor bijvoorbeeld een reünie of bijzondere gebeurtenis.

Mijn toestemming geldt alleen voor de hierboven aangevinkte en beschreven redenen, gegevens en organisaties. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de vereniging mij opnieuw om toestemming.

Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken.

 

Naam               ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Geboortedatum ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Datum              ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Handtekening   ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

 

LET OP: Ingeval ondergetekende op het moment van tekenen jonger is dan 16 jaar dient deze verklaring eveneens door een ouder of voogd ondertekend te worden

 

  • < 16 jaar is Niet/Wel* van toepassing. *Doorhalen wat niet van toepassing is.

 

Naam ouder/voogd                  ….………………………………………………………………………………………………………………………

 

Handtekening ouder/voogd      ….………………………………………………………………………………………………………………………